ระบบทำงานอัตโนมัติเป็นหลัก (ออกบิล·ส่งเมล·ออกใบเสร็จ) — ส่วนนี้ไว้ตรวจสอบ/แก้ไข/ทำเอง
🗓️ รอบการทำงานอัตโนมัติแต่ละเดือน
| 24 · 08:00 | ออกบิลอัตโนมัติ (Monthly + ค่าติดตั้งผ่อน + Event ที่ถึงรอบ) แล้วเริ่มส่งอีเมลให้สมาชิก |
| 24 · 09:00–16:00 | ทยอยส่งอีเมล invoice จนครบทุกคน |
| ~24–25 | สร้างไฟล์ Direct Debit ส่งธนาคาร (ทำเองในการ์ด "สร้างไฟล์ส่งธนาคาร") |
| 28 | ธนาคารตัดบัญชี → ได้ไฟล์ผลกลับ → บันทึกผล (การ์ด "บันทึกผล Direct Debit") |
| ทุกวัน · 09:00 | ออกใบเสร็จอัตโนมัติ ให้ invoice ที่ชำระแล้ว (จับคู่ DD/QR ให้เอง) |
1) ออกบิลรอบนี้ (Monthly + ค่าติดตั้ง + Event)
• ปกติทำเองอัตโนมัติวันที่ 24 — การ์ดนี้ไว้ดู/ออกเพิ่มเอง
• เลือกเดือน → ดูตัวอย่าง (ยังไม่บันทึก) เห็นจำนวนใบ/ยอด/ค่าติดตั้ง/event → ยืนยันออกบิล (ปุ่มส้ม = เขียนจริง)
• กันออกซ้ำอัตโนมัติ (member+org ที่มีบิลเดือนนั้นแล้วจะข้าม) — กดซ้ำได้ปลอดภัย
• ระบุ Staff ID เพื่อดูใบตัวอย่างของคนนั้น
2) Event (เก็บเงินสมทบตามเหตุการณ์)
• หน้า Event → เพิ่ม → เลือก Program (ประเภท Event) + รอบบิล (เดือน) ที่จะเก็บ
• ใส่ล่วงหน้าได้หลายเดือน — พอถึงรอบบิลเดือนนั้น ระบบเก็บให้ทุกคนที่ consent อัตโนมัติ (1 บรรทัด/1 event/คน)
• สร้างแล้วเป็นสถานะ ReadyToBill = พร้อมเก็บ · เก็บแล้วเป็น Billed (ยกเลิกไม่ได้)
• ยกเลิกได้เฉพาะที่ยังไม่ Billed
3) Direct Debit (หักบัญชีอัตโนมัติ)
ก) Import DD Mandate — อัปโหลดไฟล์ลงทะเบียนจากธนาคาร → สร้างผู้ยินยอมหักบัญชี (ดูตัวอย่าง → ยืนยัน) · ใบใหม่ทดแทนใบเก่าอัตโนมัติ
ข) สร้างไฟล์ส่งธนาคาร — เลือกวันตัดเงิน (default 28) → สร้าง+ดาวน์โหลด → อัปโหลดเข้าระบบธนาคาร · รวมยอดต่อคน (1 คน 1 รายการ)
ค) บันทึกผล Direct Debit — อัปโหลดไฟล์ผลจากธนาคาร → ตรวจไฟล์ (Preview) เห็นสำเร็จ/ไม่สำเร็จ → ยืนยันบันทึก + mark Paid · กันบันทึกซ้ำ
4) ใบเสร็จ & การชำระเงิน
• ออกใบเสร็จอัตโนมัติทุกวัน (ภายใน 1 วันหลังชำระ) — จับคู่ช่องทางให้เอง: Direct Debit (KTB) / QR PromptPay (INET)
• การ์ด "ออกใบเสร็จ" — ดู/ออกเองได้ · เลขที่ใบเสร็จระบบออกให้ · กันซ้ำ
• การ์ด "การชำระเงิน" — ดูรายการจ่ายรวม DD+QR มุมมองเดียว (กรองเดือน/วิธี/Staff ID)
5) อีเมลแจ้ง Invoice
• ส่งอัตโนมัติหลังออกบิลวันที่ 24 (จาก Pilot_Welfare@thaipilotassociation.com)
• ดูสถานะ + ตัวอย่าง = ดูเมล + จำนวนที่ยังไม่ส่ง (ไม่ส่งจริง)
• ส่งทดสอบ = ใส่อีเมลตัวเอง → ส่ง 1 ฉบับดูหน้าตา · ส่งเมลที่เหลือ = ส่งซ้ำที่ยังไม่ได้ส่ง
6) Program / ค่าธรรมเนียม / ค่าติดตั้งผ่อน
• หน้า Program → แก้ไข → ตั้งค่าธรรมเนียมต่อ rank (Fee)
• ค่าติดตั้งผ่อน (OneTime): ตั้ง 3 ค่าในฟอร์ม — จำนวนงวด · ยอดต่องวด · Trigger Code (program ที่กระตุ้น เช่น MBF2) → billing จะออกผ่อนให้เอง หยุดเมื่อครบงวด · เพิ่ม program พิเศษใหม่ได้เองไม่ต้องแก้โค้ด
7) สิทธิ์ Admin & ประวัติระบบ
• Global admin เห็น/จัดการทุก org · Org admin เห็นเฉพาะ org ตัวเอง
• เพิ่ม admin ใหม่ = ปุ่ม "+ เพิ่ม Admin" (ใส่อีเมล Google + เลือก org)
• ประวัติ (ล่างสุด) — เห็นใครล็อกอิน + งานอัตโนมัติ (badge ระบบ): AUTO_BILLING / AUTO_EMAIL / AUTO_RECEIPT = ยืนยันว่าระบบทำงานครบ
🎨 สีปุ่ม (จำง่าย)
เทา = ดูตัวอย่าง (ไม่บันทึก) ·
ส้ม = ยืนยัน/เขียนข้อมูลจริง ·
เขียว = เพิ่ม/บันทึกทั่วไป ·
แดง = ยกเลิก/ลบ
